Что делать, если бухгалтер пропал: пошаговый план

Ситуация, когда бухгалтер перестаёт выходить на связь, всегда волнительна: неизвестно, сдана ли отчётность, есть ли долги перед налоговой, кто имеет доступ к банку и ЭЦП. В большинстве случаев проблему удаётся взять под контроль, если действовать быстро.

Первые 24 часа: что делать если проблемы со штатным бухгалтером

1. Зафиксируйте факт отсутствия. Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте — подписать должны минимум 2–3 сотрудника. Это понадобится для увольнения за прогул или обращения в правоохранительные органы.
2. Проверьте деньги и документы. Убедитесь, что наличные в кассе и средства на счетах в порядке. Проверьте наличие первички, печатей, ключей ЭЦП.
3. Сохраните базу 1С. Сделайте резервную копию — это основа для восстановления учёта.

Почему бухгалтер не выходит на связь

По опыту консультантов, в 7 из 10 случаев бухгалтер исчезает накануне отчётности или после требований ФНС. Причины: предстоящая проверка, обнаруженные искажения в учёте, фактическое неведение учёта, конфликт с собственником, личные обстоятельства.

Алгоритм восстановления учёта

Шаг 1. Аудит текущего состояния

Проанализируйте, какие данные уцелели: выгрузка из 1С, архив первички, банковские выписки, сданные декларации. Запросите справку по ЕНС у налоговой.

Шаг 2. Сбор первичных документов

Запросите дубликаты у контрагентов, выписки в банке, данные из ЭДО. Восстановление в учёте материалов и товаров проводите по данным склада и договоров.

Шаг 3. Восстановление учётных регистров

Восстановление бухгалтерского учёта за пропущенный период: проводки, КУДиР, книги покупок и продаж, расчёт зарплаты и взносов. Восстановление налогового учёта — пересчёт налогов и подготовка деклараций.

Шаг 4. Сдача уточнённой отчётности

Скорректированные налоговые декларации подлежат обязательной отправке в Федеральную налоговую службу, государственные фонды и бизнес-партнерам.

Шаг 5. Настройка текущего учёта

Разработка учётной политики, регламента документооборота, прав доступа. Это отличает восстановление «на один раз» от восстановления «чтобы не повторилось».

Кому доверить

Самостоятельно — дешевле, но дольше и с полной ответственностью на вас. Штатный бухгалтер знает специфику, но разбирает прошлое параллельно с текущими задачами. Аудиторские услуги восстановление учета от внешнего консультанта дороже в моменте, но команда отвечает за результат договором.

Передайте восстановление учёта БухУчет365

Компания БухУчет365 предлагает услугу «Восстановление учёта» — комплексное наведение порядка в бухгалтерском и налоговом учёте за любой период.

Что входит:

Восстановление бухгалтерского учёта и отчётности за пропущенные периоды;
Восстановление налогового учёта: пересчёт налогов, уточнённые декларации;
Восстановление учёта организации по данным банка, ЭДО и контрагентов;
Сдача уточнённой отчётности в ФНС, СФР и Росстат;
Настройка текущего учёта, чтобы проблема не повторилась.

Работаем с ИП и ООО на УСН, ОСНО, патенте. Восстанавливаем учёт за год и более, помогаем при утрате базы 1С.